Há tempos o uso do sistema ERP ganhou o dia a dia das empresas. Sem ele, seria impossível manter o nível de produtividade, segurança e excelência no que é feito. Nesse sentido, têm ganhado destaque os softwares personalizados.
Tradicionalmente, as empresas compram um software como uma espécie de “pacote fechado”, com funcionalidades preestabelecidas e quem nem sempre se adaptam ao trabalho. Hoje, no entanto, é possível personalizar cada função do sistema e manter só o que realmente importa, customizando-o de acordo com as necessidades do negócio.
Sendo assim, não é por acaso que muitas empresas já optam por softwares personalizados. Isso as permite incluir funções de gestão do relacionamento com o cliente (CRM) ou controle do estoque, por exemplo. Nos próximos tópicos, você entenderá mais sobre os principais benefícios dessas ferramentas. Acompanhe:
- Ênfase nas necessidades da empresa
Imagine dois negócios totalmente diferentes: uma distribuidora de vinhos e uma loja de roupas para mulheres. Você realmente acha que um sistema fechado atenderia as demandas mais específicas de cada empresa? Parece óbvio que não.
A distribuidora de vinhos precisa registrar a idade das bebidas e a classificação de acordo com tabelas internacionais ou até dados dos próprios clientes, como capacidade de estoque — coisas desnecessárias à loja de roupas. Em razão disso, a estratégia mais adequada é a personalização. Assim, ambos podem atender necessidades específicas.
Os negócios que atuam no mesmo segmento também podem ter necessidades bastante distintas, a depender dos seus processos e métodos de trabalho. Logo, é preciso que a tecnologia se adapte à empresa e aos procedimentos existentes, nunca o contrário.
- Maior integração de sistemas
Agora, imagine que você adquiriu um software fechado para gerenciar a carteira de clientes, mas ele não tem as funções de venda ou controle de estoque que você também precisa. Desse modo, será necessário utilizar outros softwares como complemento.
O modelo de sistema personalizado elimina de vez esse problema. Nesse caso, o ERP poderá ser usado como uma espinha dorsal para a integração de outras tecnologias, de acordo com a necessidade de cada organização. Dessa forma, você poderá incluir módulos de gestão do relacionamento com o cliente ou controle de depósito, por exemplo.
Isso só agrega maior eficácia e agilidade ao trabalho, afinal, você não precisará fazer o login em diferentes sistemas e não terá problemas de compatibilidade das informações. Tudo o que precisa estará em um único lugar, com segurança e eficácia.
- Aumento da eficiência no trabalho
A eficiência operacional é uma necessidade básica de todo negócio. Sem ela, uma série de recursos seriam perdidos no dia a dia, ocasionando a falta de produtividade e competitividade no mercado. Um software personalizado, claro, aumenta a efetividade nesse contexto.
Ao construir um sistema adequado às necessidades da empresa, é possível priorizar e investir nas funções que mais importam. Além disso, como descrito anteriormente, se torna mais fácil centralizar as funções-chave, melhorando o desempenho diário.
Por outro lado, um sistema fechado pode deixar a desejar ou até impedir o bom desempenho. É provável que a equipe não tenha acesso a todas as funções desejadas ou o tenha com baixa qualidade — uma vez que o software não foi criado para a empresa.
- Evolução de acordo com a empresa
Se você é dono ou gestor de uma empresa, certamente planeja o crescimento no médio prazo. Todo negócio passa por diferentes estágios de maturidade. Tudo começa com uma ideia, chega ao primeiro cliente e continua a crescer com o passar do tempo. Infelizmente, softwares fechados não acompanham essa evolução e deixam a desejar.
Se a sua empresa cresce e o software não, chegará o momento em que as demandas não serão mais atendidas, portanto, será preciso trocar de sistema, fazer a migração dos dados e treinar todo o time de trabalho. Mas que fique claro: esse mesmo problema não ocorre com o software personalizado, pois, ele evolui ao lado do empreendimento.
Imagine que sua empresa cresceu e, agora, precisa de um módulo específico para a gestão de pessoas. É perfeitamente possível adaptá-lo sem afetar nenhuma função anterior nem demandar o mesmo trabalho para migrar informações ou treinar o time. Seu sistema será basicamente o mesmo, só que ainda mais completo.
- Maior retorno sobre o investimento
Outro fator que conta bastante é o orçamento. Muitos gestores deixam de considerar os softwares personalizados pensando que são mais caros, contudo, eles certamente possuem um maior retorno sobre o investimento (ROI) no curto ou médio prazo.
Em geral, o retorno financeiro é calculado ao relacionar o valor inicialmente investido e o ganho obtido ao longo de determinado período. Como visto até aqui, o ERP personalizado aumenta a eficiência e a integração no trabalho, sendo assim, também gera um ROI favorável à empresa. Em outros termos, vale a pena investir na aquisição.
O sistema de “pacote fechado” não apresenta o mesmo retorno, afinal, geralmente deixa a desejar e não oferece funcionalidades que atendam às especificidades da empresa. Além disso, acaba por demandar a aquisição de softwares complementares.
- Maior segurança às informações
Em geral, softwares ERP são conhecidos pela segurança que oferecem às informações. Diferentemente de planilhas tradicionais ou arquivos impressos, não podem ser acessados por qualquer pessoa e, muitas vezes, o armazenamento ocorrem em nuvem.
De todo modo, o sistema customizado pode oferecer uma segurança a mais à empresa. É possível integrar módulos adicionais de segurança, reforçando a privacidade das informações e o sigilo corporativo. Em razão disso, só quem tem a devida autorização poderá ter acesso aos dados contidos no sistema.
Essa maior segurança é uma preocupação bem fundamentada. Os sistemas têm dados sigilosos sobre os clientes, processos e contratos de trabalho. Perdê-los pode acarretar problemas operacionais e multas que afetam até a sobrevivência do negócio.
Esses foram alguns dos motivos mais importantes para a aquisição de softwares personalizados. Só não se esqueça de que você também terá um atendimento personalizado e adequado ao seu modelo de negócios. Sendo assim, poderá tirar suas dúvidas com uma equipe mais atenciosa, planejar as principais funções e ter um treinamento de ponta para iniciar as operações.
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